Эффективный секретарь

Эффективный секретарь

Личный ассистент, секретарь в организации и малом бизнесе – это специалист, который разбирается в делах руководителя, использует методы организации времени (тайм-менеджмента), осуществляет административную и поддерживает операционную составляющую бизнеса, разрабатывает корректную документацию и управляет документооборотом, занимается организацией событий дня руководителя (например, совещания) и решает насущные и рутинные вопросы, включая прием посетителей, а также обеспечивает рабочую обстановку в офисе. Если личный ассистент, секретарь успешно справляется со своими обязанностями, то руководитель может заниматься стратегией развития компании и весь офис функционирует как отлаженный механизм.

Для кого: для секретарей, ассистентов, сотрудников, планирующих занять должность личного ассистента, секретаря.

В результате тренинга вы:

•    Освоите пошаговое планирование дня личного секретаря.
•    Отработаете основные навыки личного ассистента: деловая коммуникация, управление временем, приоретезация и др.
•    Распланируете свою работу и усилите свою эффективность
•    Получите методы управления собой в стрессе.

Цели тренинга:

•    Изучить основы секретарского дела.
•    Спланировать свой рабочий день с учетом методов организации времени.
•    Отработать техники деловой коммуникации.
•    Усилить умения работы в стрессе

Все обучающие модули могут рассматриваться в контексте ситуаций, с которыми сталкиваются участники в своей рабочей деятельности.
Методы тренинга: мини-презентация, интерактивная мини-лекция, групповая дискуссия, работа в малых группах, ролевая игра, отработка инструмента, деловая игра, решение кейсов, разминка-энерджайзер.

Содержание тренинга:

1. Содержание работы личного ассистента, секретаря 

•    Основы профессии ассистента. Цели, функционал, результативность, развитие
•    Место позиции ассистента в сети рабочих процессов, создающих ценность
•    Самые значимые навыки и активности секретаря
•    Профессиональные и личные характеристики секретаря
•    Ключевые факторы результативности
•    Практика:  ваши ключевые факторы результативности

2. Как ассистенту спланировать и организовать работу.

•    Ежедневные и еженедельные рабочие задачи ассистента
•    Расстановка приоритетов: правило Парето, КФУ и др.
•    Практика:  расстановка приоритетов.
•    Краткосрочное и долгосрочное планирование задач
•    Правила планирования задач на каждый день
•    Smart-планировщик ежедневных дел
•    Практика: Smart-планировщик ежедневных дел
•    Виды задач: «жесткие», «гибкие» и др.
•    Ресурсы: время, средства, силы и др. Преодоление хронофагов 
•    Приемы результативного использования времени

3. Успешное взаимодействие секретаря и руководителя.

•    Умение быть «на одной волне».
•    Этика и субординация.
•    Формирование расписания, приоритетов, правил (в том числе, негласных).
•    Практика: расписание, приоритеты, правила
•    Точки контроля. Точки роста. 
•    Алгоритм организации успешных поездок.
•    Клиенториентированность: поддержка контактов руководителя. 

4. Эффективная коммуникация. Прием посетителей 

•    Регламент приема посетителей. Типология посетителей.
•    Основные правила и методы деловой коммуникации
•    Трудные коммуникативные ситуации и пути их преодоления
•    Эффективные стратегии поведения и коммуникативные стили в соответствии с актуальными типами собеседников (коллег, посетителей) 
•    Практика: стратегии поведения с актуальными типами собеседников
•    Вербальные конструкции делового диалога
•    Технологии передачи и получения информации
•    Методы убеждения
•    Техники корректного отказа и другие конструкции ассертивности
•    Практика: методы убеждения и ассертивности
•    Особенности телефонных переговоров: исходящие и входящие звонки
•    Письменная бизнес-коммуникация
•    Приемы деловой этики
•    Практика: письменная бизнес-коммуникация
•    Карта деловых контактов секретаря
•    Цели и задачи коммуникации секретаря
•    Как развивать компетенции коммуникации с различными типами деловых собеседников: начальник, менеджеры, внешние клиенты (по карте деловых контактов секретаря).

5. Работа в трудных ситуациях

•    Причины и виды конфликтных ситуаций
•    Сценарии поведения в трудных ситуациях
•    Методы диагностики, предупреждения и утилизации конфликтных ситуаций
•    Работа с жалобами и претензиями
•    Типы и причины претензий
•    Алгоритм работы с письменными и вербальными жалобами
•    Практика: работа с жалобами и претензиями
•    Техники уверенного реагирования на критику, агрессию, манипуляции
•    Правила позитивного мышления
•    Управление эмоциональным состоянием собеседника. Способы снятия агрессии собеседника и создание конструктивного настроя
•    Практика: управление эмоциональным состоянием собеседника

5. Снижение эмоционального накала в стрессовых ситуациях в условиях многозадачности

•    Причины эмоционального накала. Стресс и дистресс по Г.Селье
•    Управление своим внутренним состояниями и реакциями в стрессовой ситуации
•    Тактические методы. Стратегические методы: устранение причин стрессовых ситуаций
•    Учет индивидуальных биоритмов
•     Правила снижения эмоционального накала и вхождения в ресурсное состояние


Алексей Кузнецов

Бизнес-тренер, коуч (Business trainer, coach)
Практический психолог (Practical psychologist)

Автор и ведущий тренингов (Author and master of trainings)
http://best-me.ru/
best-me1@ya.ru
Skype: alex-coach-ok
+7-903-293-4790
+7-925-464-9046

Login to post comments

About the Project

Razrabotka i provedenie obuchaiushchikh programm: treningi prodazh, peregovorov, telefonny`kh kommunikatcii`, upravleniia liud`mi, liderstva, motivatcii, nastavnichestva. Psihologicheskoe konsul`tirovanie i treningi, reshenie krizisny`kh situatcii` po napravleniiam: otnosheniia, sem`ia, lichnostny`i` rost i dr.

Contact Us

  • Practical Phychology Center
  • +7(925)464-90-46
  • +7(903)293-47-90
  • alex-business-trainer
  • info@best-me.ru
  • www.best-me.ru
  • Alex Kuznetsov, Business Trainer, Coach, Professional Practical Phychologist, Development Consultant

Я в Google+ Google+ Алексей Кузнецов Я в Google+